Temel Özellikler

Dijital Arşiv Sistemi müşteri sunucusuna yüklendiği için tamamen müşteri kontrolündedir.

1. Doküman ve Medya Arşivi

  • Doküman Arşivi: PDF, Word, Excel gibi tüm belgeler merkezi olarak saklanır.
  • Video ve Görsel Arşivi: Kurum içi eğitim videoları, sunumlar ve görseller arşivlenir.
  • Detaylı Açıklama ve Metadata: Her doküman, kategori, departman, tarih ve açıklama bilgileri ile indekslenir.
  • Fiziksel Arşiv ile Uyumluluk: Fiziksel arşiv klasör numaraları ve konum bilgileri dijital kayıt ile eşleştirilir.

2. Kategorilendirme ve Paketler

  • Arşivler, kullanım yoğunluğuna göre 4 paket halinde sunulur:
    • Boll Arşiv S: Temel doküman arşivi
    • Boll Arşiv M: Doküman ve medya arşivi
    • Boll Arşiv L: Doküman, medya ve gelişmiş kategorilendirme
    • Boll Arşiv XL: Full kurumsal hafıza çözümü; OCR desteği, güçlü arama ve gelişmiş filtreleme ile

Not: OCR (Optik Karakter Tanıma) özelliği Boll Arşiv XL paketinde yer alır ve taranmış belgelerden metin çıkarılmasını sağlar.

3. Güçlü Arama ve Filtreleme

  • Search API ve Solr entegrasyonu ile anlık arama yapılabilir.
  • Arama kriterleri: Dosya türü, kategori, tarih, departman, yazar, fiziksel konum.
  • OCR ile taranmış belgelerden de metin araması yapılabilir (XL paket).

4. Rol Bazlı Erişim ve Güvenlik

  • Kullanıcı rollerine göre erişim sağlanır (Yönetici, Departman Yetkilisi, Genel Kullanıcı).
  • Özel klasörler ve belgeler yalnızca yetkili kişiler tarafından görüntülenebilir.
  • Private Files kullanımı ile dosyalara doğrudan URL üzerinden erişim engellenir.

5. Entegrasyon ve API Paylaşımı

  • HR, ERP ve diğer kurumsal sistemlerle entegrasyon imkanı.
  • REST veya GraphQL API ile dokümanlar farklı sistemlerde kullanılabilir.
  • Webhook ve otomatik bildirimler ile iş akışları desteklenir.

6. Otomatik İş Akışları ve Yedekleme

  • Workflow ve Moderation ile doküman ekleme, onay ve yayın süreçleri otomatikleştirilebilir.
  • Düzenli yedekleme ile veri güvenliği sağlanır.

7. Kullanıcı Dostu ve Mobil Uyumlu Arayüz

  • Dashboard ile son eklenen dokümanlar, favoriler ve arama paneli görüntülenir.
  • Responsive tasarım ile her cihazda kolay kullanım.
  • Doküman detay sayfasında versiyon geçmişi, açıklama ve indirme seçenekleri bulunur.

Hitap Ettiği Sektörler

Dijital Arşivi çözümleri, özellikle arşiv yoğunluğu yüksek sektörlerde kritik öneme sahiptir:

  • Mali Müşavirler İçin Dijital Arşiv: Vergi raporları, finansal dokümanlar ve müşteri kayıtları için
  • Denetleme Firmaları İçin Dijital Arşiv: Raporlama, kontrol ve dokümantasyon süreçleri için
  • Hukuk Büroları İçin Dijital Arşiv: Dava dosyaları, sözleşmeler ve müşteri bilgileri için
  • Eğitim Kurumları İçin Dijital Arşiv: Ders materyalleri, öğrenci kayıtları ve eğitim videoları için
  • Sağlık Kuruluşları İçin Dijital Arşiv: Hasta dosyaları, laboratuvar raporları ve medikal görseller için
  • Kurumsal Firmalar İçin Dijital Arşiv: Sözleşmeler, raporlar ve görsel materyaller için.

Sonuç

Kurumlar için Dijital Arşiv (Kurumsal Hafıza) sistemleri, dijitalleşen iş dünyasında kurumların bilgi yönetimi ve güvenliği için vazgeçilmezdir.

  • Boll Arşiv paketleri ile ihtiyaca göre esnek çözümler sunar.
  • OCR, Solr ve güçlü filtreleme ile hızlı ve etkili arama sağlar.
  • Rol bazlı erişim ve otomatik iş akışları ile güvenlik ve verimlilik artırılır.

Kurumunuzun tüm bilgi birikimini tek bir çatı altında toplayarak, geleceğe güvenle taşıyabilirsiniz.